Versandetiketten drucken

Was ist ein Versandetikett?

Ohne Versandlabel läuft im E-Commerce gar nichts.

Denn auf diesem Stück Papier befinden sich alle Informationen, die eine Zustellung zur Zieladresse möglich machen. Zum einen befinden sich auf dem Label Adressinformationen, wie:

• Name
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort
• Zustellungsland

Zum anderen werden aber auch Lieferinformationen angegeben, die eine reibungslose Abfertigung durch verschiedene Versandstationen ermöglichen. Dazu zählen:

• Datum
• Gewicht
• Sendungsverfolgungsnummer
• Validierung
• Routingcode
• Bezeichnung der Leistung (Express, Standard usw.)

Zuletzt enthält das Versandetikett eine weitere Komponente, die im Zuge der Digitalisierung kaum mehr wegzudenken ist: den QR-Code.

Dank des QR-Codes ist eine rasche Verarbeitung in sämtlichen Zwischenlagern sowie bei der Auslieferung durch den Paketzusteller möglich. Denn innerhalb weniger Augenblicke werden die Zustellungsinformationen in den Systemen geupdated, sodass Paketdienst, Versender und Empfänger immer genau Bescheid wissen, wo sich das Paket befindet.

Die Standardgröße eines Labels beträgt 10 x 15 cm. Für kleinere Pakete kannst du auch die Standardmaße 15 x 7 cm und 10 × 10 cm verwenden.

Funktionsweise eines Versandetiketts

Zunächst einmal ist jedes Versandlabel einzigartig und kann pro Lieferung bzw. pro Paket nur einmal versendet werden. Während die meisten Label-Informationen automatisch von deinem Versandpartner erstellt werden, musst du lediglich die Adressdaten und die entsprechende Versandart angeben.

Jeder Versanddienstleister muss die oben angegebenen Informationen auf dem Label angeben. Dennoch gibt es auch leichte Abweichungen, etwa hinsichtlich des Layouts oder verschiedener Zusatzangaben.

Auf dem DHL-Etikett stehen zum Beispiel noch folgende Besonderheiten:

• Go Green Label für online frankierte Sendungen
• Zusatzleistungen
• Zahlungsstatus

Das UPS-Label enthält hingegen diese Zusatzinformationen:

• Sendungsteile (wichtig für Sendungen bestehend aus mehreren Paketen)
• Zahlungsstatus (PP = post paid, POD = payment on delivery)

Und das DPD-Versandlabel geht sogar nochmals genauer auf die Beschaffenheit der Lieferung ein:

• Sendungsteile (bei mehreren Paketen)
• Sonderkennzeichnung (z. B. „X" für Paket mit geringem Gewicht oder „E" für Expresslieferung)

Voraussetzungen, um Versandlabels drucken zu können

Bevor wir zu den praktischen Tipps und zur Erstellung deiner Etiketten kommen, wollen wir erstmal die Grundlage setzen. Sprich: Was brauchst du, um ein Versandetikett drucken zu können?

Einen Versanddienstleister

Ob du einen Geschäftspartnervertrag mit einem speziellen Versandpartner gemacht hast oder nicht, ist zunächst unerheblich. Du musst nur wissen, mit welchem Versand du versenden möchtest. Jeder Versanddienst hat seine eigenen Anlaufstellen, um ein Etikett zu erstellen, wie zum Beispiel Paket-Annahmestellen oder eine Webseite mit Eingabemaske. Tipp am Rande: Als gewerblicher Versender empfehlen wir dir definitiv einen Geschäftspartner-Vertrag mit einem Versanddienst. Dadurch sparst du nicht nur Kosten, sondern genießt auch viele weitere Vorteile wie z. B. integrierte Abholservices u. v. m.

Eine Bestellung

Das ist klar. Nur wenn eine Bestellung reinkommt, hast du die notwendigen Adressdaten, um einen Versandauftrag zu erstellen.

Einen Etiketten-Drucker

Nun wird die erste Hardware notwendig. Solltest du pro Monat nur eine Handvoll Pakete verschicken, kannst du deine Versandlabels auch auf normalem Papier drucken und mit Klebeband befestigen. Als gewerblicher Versender ist ein Versandetiketten-Drucker mit selbstklebendem Papier und allem, was dazu gehört, jedoch eine clevere Investition.

Eine Auftragsmaske

Die Auftragsmaske ist das Formular, in das du alle Lieferinformationen einträgst, aus denen letztlich das Versandlabel erstellt wird. Wo du diese findest, wie du die Auftragserstellung automatisierst und welche verschiedenen Labeldruck-Varianten es gibt, erfährst du im nächsten Abschnitt.

4 Möglichkeiten, um Etiketten zu erstellen und zu drucken

Viele Wege führen zum Versandlabel. Und auf diese wollen wir jetzt eingehen.

In diesem Abschnitt erfährst du nicht nur, wo du deine Versandlabels kaufen und erstellen kannst, sondern auch welche Variante für deinen individuellen Unternehmensstatus am sinnvollsten ist.

1. Versandlabel beim Postamt oder Paketshop kaufen

Der klassische Weg führt über den guten alten Schalter beim Postamt.

Aber ganz ehrlich? Diese Option solltest du gar nicht erst in Betracht ziehen.

Das ist zeitraubend und sogar teurer, weil du die höchsten Portokosten für den Einzelversand bezahlst.

2. Versandlabel online kaufen

Die erste „echte" Option ist der Online-Kauf. Jeder Versanddienstleister hat auf seiner Webseite ein Online-Tool, um ein Versandlabel zu erstellen. Dort füllst du einfach die Auftragsmaske aus, bezahlst das Porto und kannst das Versandetikett direkt drucken.

Wenn du einen Geschäftspartnervertrag abgeschlossen hast, dann erfolgt der Labeldruck in der Regel über einen Login auf der entsprechenden Webseite. Wenn nicht, dann gehst du den Weg eines ganz normalen Kunden und zahlst dabei auch die ganz normalen Preise.

3. Über eine Versandlabel-Software

Versandetiketten-Softwares sind Vorlage-Schablonen, in die du die Vorlage deines Versanddienstes einfügst.

Im Arbeitsalltag musst du nur noch die Bestellinformationen eintragen, sodass die Vorlage ausgefüllt wird, und schon kannst du den Druck veranlassen.

Ab 10 Paketen wöchentlich ist diese Variante definitiv das Mindeste, um den Labeldruck ohne großen Zeitverlust zu managen.

4. Eine Versandsoftware verwenden

Der Unterschied zwischen einer Versandlabel-Software und einer Versandsoftware ist, dass die Versandsoftware den gesamten Prozess vom Bestelleingang bis zum Versandausgang mit einschließt und automatisiert.

Dort werden deine Bestellungen und deine Versand-Preislisten importiert, und du kannst die Aufträge direkt an deine Versandpartner weiterleiten. Der Labeldruck ist Teil dieser Softwarelösung.

Wie bringe ich ein Versandlabel richtig auf das Paket an?

Das Label wird grundsätzlich auf der größten Seite bzw. Fläche des Paketes angebracht. Achte dabei darauf, es möglichst nicht über die Kanten zu kleben, damit alle Informationen gescannt werden können. Insbesondere der QR-Code sollte immer glatt auf dem Paket kleben.

Um einen besonderen Schutz zu gewährleisten, kannst du das Etikett zusätzlich mit transparentem Klebeband überkleben. Dadurch verhinderst du, dass Kratzer oder Verwischungen etwa durch Regenwasser entstehen. Für den nationalen Versand ist das nicht unbedingt notwendig, bei internationalen Sendungen ist das aber durchaus sinnvoll.

Unterm Strich steht eigentlich nur eine Faustregel: Achte darauf, dass das Etikett immer gut sichtbar ist – für Mensch und Scanner.

Fazit: Automatisierung für den Versandetikett-Druck ist King!

Sobald du mehr als 10 Pakete pro Woche verschickst, gibt es kaum noch einen Grund, keine Versandsoftware zu nutzen, welche den gesamten Versandprozess und damit auch den Labeldruck automatisiert.

Mit der Connect Versandsoftware kannst du die ersten 50 Versandetiketten kostenlos drucken und dich risikofrei mit der gesamten Vorteilspalette vertraut machen.

Als Alternative stehen dir noch unabhängige Labeldruck-Softwares mit Vorlagen oder die Eingabemaske deines Versanddienstes zur Verfügung. Mit wachsendem Volumen steigt jedoch der Nutzen einer automatisierenden Versandsoftware exponentiell an.